English
Viết phần mềm theo yêu cầu giúp doanh nghiệp giải quyết được tình trạng phải vận hành trên nhiều phần mềm rời rạc: quy trình không khớp, dữ liệu phân tán, khó tổng hợp báo cáo và kiểm soát chi phí. Thay vì phải liên tục điều chỉnh hoạt động theo giới hạn của phần mềm mua sẵn, doanh nghiệp có thể sở hữu một hệ thống được thiết kế riêng theo đúng cách mình đang vận hành, tích hợp với các hệ thống – thiết bị hiện có và hình thành kho dữ liệu nội bộ thống nhất để quản trị trong dài hạn.
Khi nào doanh nghiệp nên chọn viết phần mềm theo yêu cầu?
Bị giới hạn bởi phần mềm mua sẵn hoặc phần mềm dùng chung
Phần mềm mua sẵn thường được thiết kế cho nhu cầu dùng chung, phù hợp với những quy trình đơn giản. Khi doanh nghiệp có đặc thù riêng, các giới hạn dễ lộ ra: nhiều bước trong quy trình thực tế không thể hiện đầy đủ trên hệ thống, những tính năng quan trọng khó tùy chỉnh hoặc phải chờ nhà cung cấp phát triển, các phòng ban phải dùng thêm nhiều công cụ phụ để bù khoảng trống. Khi chi phí duy trì, xử lý dữ liệu và xoay xở quy trình theo giới hạn của phần mềm ngày càng lớn, đó là lúc nên xem xét viết phần mềm theo yêu cầu.
Khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, thêm chi nhánh hoặc ngành hàng
Khi mở thêm chi nhánh, nhà máy, kho hàng hoặc ngành hàng mới, yêu cầu quản trị tăng đáng kể: quy trình cần được áp dụng thống nhất trên nhiều đơn vị, dữ liệu kinh doanh, tồn kho, công nợ… cần theo dõi theo từng khu vực nhưng vẫn có bức tranh tổng thể, đồng thời phải phân quyền dữ liệu rõ ràng theo vai trò.
Nếu tiếp tục dựa trên phần mềm dùng chung, mỗi nơi rất dễ hình thành một cách làm khác nhau, dữ liệu bị chia nhỏ và khó kiểm soát. Phần mềm theo yêu cầu cho phép xây dựng một nền tảng đủ linh hoạt để mở rộng nhưng vẫn giữ “xương sống” quy trình và dữ liệu tập trung.
Đây cũng là giai đoạn nhiều đơn vị bắt đầu tìm hiểu các dịch vụ gia công phần mềm cho doanh nghiệp để xây dựng nền tảng đồng nhất khi mở rộng chi nhánh và mô hình kinh doanh.
Khi doanh nghiệp cần tích hợp nhiều hệ thống và thiết bị
Ở mức độ số hóa cao hơn, doanh nghiệp thường sở hữu nhiều hệ thống: phần mềm bán hàng, kế toán, kho vận, DMS, TMS, ERP, hệ thống sản xuất, thiết bị IoT… Nếu không tích hợp được, sẽ xuất hiện dữ liệu trùng lặp hoặc sai lệch giữa các nền tảng, nhân sự phải nhập liệu nhiều lần và không có báo cáo điều hành theo thời gian thực trên một nguồn dữ liệu thống nhất.
Một dự án viết phần mềm theo yêu cầu cho phép thiết kế kiến trúc tích hợp ngay từ đầu, kết nối các hệ thống và thiết bị hiện có, chuẩn hóa luồng dữ liệu về một điểm trung tâm phục vụ quản trị và ra quyết định. Để đảm bảo tính chính xác và ổn định dữ liệu khi tích hợp, nhiều doanh nghiệp lựa chọn gia công phần mềm chuyên nghiệp nhằm xây dựng kiến trúc kết nối bài bản ngay từ đầu.
Viết phần mềm theo yêu cầu là gì ?
Khái niệm và đặc điểm của viết phần mềm theo yêu cầu
Viết phần mềm theo yêu cầu là việc xây dựng hệ thống phần mềm dựa trên nhu cầu vận hành, quy trình và mô hình kinh doanh cụ thể của từng doanh nghiệp. Thay vì dùng một giải pháp dựng sẵn, phần mềm theo yêu cầu được thiết kế để bám sát từng bước trong quy trình thực tế, tích hợp với hệ thống hiện có và mở rộng linh hoạt theo từng giai đoạn phát triển.
Một phần mềm phát triển theo yêu cầu thường có các đặc điểm:
- Được xây dựng theo quy trình vận hành thực tế;
- Không ép doanh nghiệp phải làm theo khuôn mẫu có sẵn;
- Có khả năng tùy chỉnh sâu theo đặc thù ngành nghề, phòng ban hoặc mô hình kinh doanh;
- Dễ mở rộng khi tăng quy mô hoặc thêm nghiệp vụ;
- Chủ động tích hợp với các hệ thống quan trọng như CRM, kế toán, kho vận, sản xuất, IoT;
- Quản lý dữ liệu tập trung để giảm phân tán, sai lệch khi phải vận hành trên nhiều công cụ khác nhau.
Khác biệt giữa viết phần mềm theo yêu cầu và mua phần mềm sẵn
| Tiêu chí | Viết phần mềm theo yêu cầu | Mua phần mềm sẵn |
| Mức độ phù hợp quy trình | Thiết kế theo quy trình, mô hình vận hành và đặc thù doanh nghiệp | Quy trình phải điều chỉnh theo cách phần mềm được thiết kế sẵn |
| Khả năng tùy chỉnh | Dễ tùy chỉnh sâu, bổ sung chức năng, thay đổi luồng xử lý theo nhu cầu mới | Tùy chỉnh hạn chế, phụ thuộc lộ trình phát triển của nhà cung cấp |
| Mở rộng theo quy mô | Linh hoạt mở rộng khi tăng chi nhánh, ngành hàng, số lượng người dùng | Dễ bị giới hạn khi mô hình kinh doanh thay đổi hoặc phát triển phức tạp hơn |
| Tích hợp hệ thống & thiết bị | Chủ động xây dựng API, tích hợp với CRM, ERP, DMS, TMS, thiết bị/IoT, hệ thống sản xuất… | Khả năng tích hợp phụ thuộc vào nhà cung cấp, thường chỉ hỗ trợ một số kết nối cố định |
| Quản lý dữ liệu | Dữ liệu được thiết kế tập trung, cấu trúc theo nhu cầu quản trị và báo cáo của doanh nghiệp | Dữ liệu có thể phân tán trên nhiều hệ thống, khó đồng bộ và tối ưu cho báo cáo chuyên sâu |
| Chi phí dài hạn | Chi phí đầu tư ban đầu cao hơn nhưng tối ưu về lâu dài nếu dùng đúng nhu cầu và mở rộng theo lộ trình | Chi phí ban đầu thấp hơn, nhưng có thể phát sinh thêm nhiều chi phí ẩn (license, giới hạn người dùng, module bổ sung…) |
Các nhóm bài toán thường được giải bằng viết phần mềm theo yêu cầu
Hệ thống quản lý vận hành và quy trình nội bộ
Nhóm này bao gồm các hệ thống quản lý công việc, quy trình phê duyệt, luồng xử lý nội bộ; quản lý hợp đồng, đơn hàng, tồn kho, tài sản, bảo trì – bảo dưỡng; quản lý nhân sự, chấm công, ca kíp, KPI theo cơ chế riêng; và đồng bộ quy trình giữa nhiều phòng ban, chi nhánh. Phần mềm theo yêu cầu giúp số hóa quy trình theo đúng cách doanh nghiệp đang vận hành và giữ được tính nhất quán khi mở rộng quy mô.
Hệ thống nghiệp vụ chuyên ngành của từng lĩnh vực
Một số ngành có nghiệp vụ đặc thù mà phần mềm mua sẵn khó đáp ứng đầy đủ, như: vận tải – logistics (điều phối xe, tuyến đường, đối soát chi phí, giám sát đơn hàng), sản xuất – công nghiệp (lệnh sản xuất, kiểm soát chất lượng, quản lý dây chuyền), xây dựng – thi công (tiến độ, nghiệm thu, hồ sơ và khối lượng), thương mại – phân phối (đặt hàng, quản lý đại lý, phân phối theo khu vực). Trong các trường hợp này, phần mềm theo yêu cầu cho phép xây dựng hệ thống phản ánh đúng nghiệp vụ của từng ngành.
>> Có thể bạn quan tâm: Các giải pháp gia công phần mềm của NLT Group
Hệ thống báo cáo, dashboard và điều hành real-time
Những doanh nghiệp có nhiều đơn vị, nhiều nguồn dữ liệu hoặc cần theo dõi liên tục thường cần hệ thống báo cáo tổng hợp từ nhiều hệ thống, dashboard trực quan theo thời gian thực, bộ chỉ số vận hành cho từng chức năng và phân cấp xem báo cáo theo vai trò. Các hệ thống này thường được xây dựng theo yêu cầu để đảm bảo dữ liệu được chuẩn hóa và thể hiện đúng với nhu cầu điều hành.
Hệ thống kết nối thiết bị và IoT
Doanh nghiệp áp dụng thiết bị đo đếm, cảm biến hoặc hệ thống giám sát thường cần thu thập dữ liệu tự động từ thiết bị/IoT, chuẩn hóa dữ liệu đầu vào từ nhiều loại cảm biến, kết nối thiết bị với phần mềm quản lý vận hành và xử lý dữ liệu theo thời gian thực để cảnh báo, điều khiển hoặc báo cáo. Phần mềm theo yêu cầu cho phép thiết kế kiến trúc kết nối phù hợp với từng loại thiết bị, đảm bảo dữ liệu chính xác và liên tục.
Lợi ích của viết phần mềm theo yêu cầu với quy trình và dữ liệu nội bộ
Chuẩn hóa và số hóa quy trình theo “cách doanh nghiệp đang vận hành”
Viết phần mềm theo yêu cầu giúp doanh nghiệp đưa đúng quy trình thực tế lên hệ thống, thay vì phải điều chỉnh hoạt động cho phù hợp với phần mềm có sẵn. Các bước xử lý, phê duyệt và phối hợp giữa bộ phận được thể hiện rõ ràng, nhất quán, giúp việc thực thi, theo dõi và kiểm soát quy trình minh bạch và dễ quản lý hơn.
Xây dựng kho dữ liệu nội bộ thống nhất và đáng tin cậy
Với một hệ thống được thiết kế riêng, doanh nghiệp có thể thu thập và quản lý dữ liệu trên một nền tảng thống nhất, không còn nằm rải rác ở nhiều file hoặc nhiều phần mềm khác nhau. Điều này giảm trùng lặp, sai lệch thông tin và tạo nền tảng dữ liệu tin cậy để khai thác báo cáo, phân tích và ra quyết định.
Tăng khả năng kiểm soát và tối ưu chi phí vận hành
Phần mềm theo yêu cầu giúp theo dõi rõ luồng công việc, tài nguyên và chi phí gắn với từng khâu vận hành. Doanh nghiệp dễ phát hiện điểm nghẽn, lãng phí để điều chỉnh cách tổ chức hoặc phân bổ nguồn lực. Về dài hạn, việc tập trung vào một nền tảng phù hợp cũng giúp giảm chi phí duy trì nhiều hệ thống rời rạc và xử lý lỗi dữ liệu.
Nâng cao trải nghiệm nhân sự và khách hàng
Khi hệ thống phản ánh đúng cách doanh nghiệp làm việc, nhân sự thao tác ít bước hơn, dễ tìm thông tin và giảm công việc lặp lại. Quy trình rõ ràng và dữ liệu nhất quán giúp trả lời yêu cầu, xử lý đơn hàng hay hỗ trợ dịch vụ nhanh và chính xác hơn, đồng thời tạo hình ảnh chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng.
Ngân sách và thời gian triển khai dự án viết phần mềm theo yêu cầu
Ngân sách cho một dự án viết phần mềm theo yêu cầu phụ thuộc vào phạm vi nghiệp vụ, mức độ phức tạp, số lượng người dùng và yêu cầu tích hợp với các hệ thống hiện có, nên chỉ có thể ước tính chính xác sau khi phân tích bài toán cụ thể.
Doanh nghiệp nên chia dự án thành các giai đoạn (phiên bản đầu, mở rộng, tối ưu) để kiểm soát chi phí và dễ nghiệm thu. Với các dự án quy mô vừa, thời gian triển khai thường kéo dài từ vài tháng đến khoảng nửa năm, tùy mức độ sẵn sàng về quy trình và dữ liệu.
Những lưu ý khi doanh nghiệp quyết định viết phần mềm theo yêu cầu
Xác định rõ phạm vi, mục tiêu và lộ trình triển khai
Doanh nghiệp cần làm rõ mình muốn giải quyết vấn đề gì, ưu tiên quy trình nào, đơn vị nào tham gia và kỳ vọng kết quả ra sao, thay vì chỉ dừng ở yêu cầu chung chung “cần một phần mềm quản lý”. Việc chia dự án thành các giai đoạn cụ thể giúp kiểm soát tiến độ, ngân sách và giảm rủi ro thay đổi yêu cầu liên tục.
Quản trị thay đổi và cam kết từ ban lãnh đạo
Viết phần mềm theo yêu cầu luôn đi kèm thay đổi cách làm việc, nên cần sự thống nhất và cam kết từ ban lãnh đạo. Nếu không có kế hoạch truyền thông nội bộ, đào tạo và hỗ trợ giai đoạn đầu, hệ thống dễ bị kháng cự hoặc không được sử dụng đúng như thiết kế. Đây cũng là một trong những rủi ro khi gia công phần mềm mà doanh nghiệp cần lường trước để triển khai thành công.
Lựa chọn đối tác triển khai có hiểu biết về ngành và quy trình
Khi quyết định viết phần mềm theo yêu cầu, đối tác triển khai không chỉ cần giỏi công nghệ mà còn cần hiểu nghiệp vụ, quy trình và đặc thù ngành. Một đơn vị đã quen với các bài toán như quản lý vận hành, DMS, TMS, ERP, hệ thống báo cáo – dashboard hay kết nối IoT sẽ giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian phân tích, hạn chế sai lệch yêu cầu và thiết kế kiến trúc hệ thống sát với thực tế sử dụng.
Viết phần mềm theo yêu cầu là thế mạnh của NLT Group, với kinh nghiệm tư vấn, phân tích quy trình, thiết kế và triển khai hệ thống cho nhiều doanh nghiệp quy mô lớn. Nếu doanh nghiệp đang cân nhắc xây dựng phần mềm theo yêu cầu để làm chủ quy trình và dữ liệu nội bộ, hãy liên hệ NLT Group để được tư vấn và đề xuất giải pháp phù hợp.
>> Tìm hiểu thêm: NLT Group đồng hành cùng Kim Tín Group triển khai hai nền tảng DMS & TMS
Tập đoàn Đầu tư Công nghệ Nam Long (NLT Group)
- Hotline: 0911 379 581 – 028 3535 5968.
- Email: kinhdoanh@nlt-group.com.
- MST: 0313339640.
- Địa chỉ: 43T Hồ Văn Huê, Phường Đức Nhuận, TP.HCM.
