5 sai lầm khi lựa chọn dịch vụ gia công phần mềm và cách tránh

Việc chọn dịch vụ gia công phần mềm đã trở thành một chiến lược quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động, tiết kiệm chi phí và nâng cao năng lực công nghệ trong môi trường kinh doanh hiện đại. Tuy nhiên, quá trình lựa chọn đối tác không hề đơn giản, nhiều doanh nghiệp có thể mắc phải những sai lầm khiến dự án không đạt được hiệu quả như mong muốn. Bài viết dưới đây sẽ chỉ ra 5 sai lầm thường gặp và cách tránh.

Dịch vụ gia công phần mềm là gì? Vì sao doanh nghiệp ngày càng ưa chuộng?

Khái niệm dịch vụ gia công phần mềm 

Dịch vụ gia công phần mềm là việc doanh nghiệp hợp tác với các đối tác bên ngoài để phát triển, duy trì hoặc nâng cấp các ứng dụng phần mềm, thay vì tự xây dựng đội ngũ nội bộ. Phạm vi dịch vụ có thể bao gồm phát triển phần mềm tùy chỉnh, hệ thống quản lý, CRM, ERP, cổng thông tin, ứng dụng di động,… phù hợp với nhu cầu và quy mô từng doanh nghiệp.

>> Xem thêm: Các loại dịch vụ gia công phần mềm phổ biến cho doanh nghiệp

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ gia công phần mềm

• Tối ưu hóa chi phí vận hành: Giảm chi phí tuyển dụng, đào tạo và duy trì đội ngũ phát triển nội bộ; ngân sách được phân bổ linh hoạt cho các hoạt động cốt lõi khác.
• Tăng cường hiệu quả công việc: Đối tác chuyên gia có kinh nghiệm và quy trình chuẩn giúp rút ngắn thời gian phân tích, thiết kế và phát triển.
• Tiếp cận công nghệ tiên tiến: Doanh nghiệp được hưởng lợi từ năng lực công nghệ và kinh nghiệm triển khai đa dạng của nhà cung cấp dịch vụ gia công phần mềm.
• Rút ngắn thời gian triển khai: Nhờ đội ngũ sẵn có và quy trình bài bản, tiến độ triển khai thường nhanh hơn so với tự xây dựng đội ngũ từ đầu.

5 sai lầm thường gặp khi lựa chọn dịch vụ gia công phần mềm

Không xác định rõ yêu cầu, phạm vi và tiêu chuẩn bàn giao

Nhiều dự án dịch vụ gia công phần mềm được khởi động khi yêu cầu chức năng, quy trình nghiệp vụ và phạm vi triển khai vẫn còn mơ hồ chưa có tài liệu mô tả rõ ràng. Mỗi bên vì thế có thể hiểu khác nhau về “hệ thống cần làm gì”.

Trong quá trình triển khai, phạm vi dễ bị trượt dần, hạng mục bị thêm bớt liên tục, kéo theo tiến độ kéo dài và chi phí phát sinh. Đến khi bàn giao, sản phẩm có nguy cơ không đáp ứng đúng nhu cầu ban đầu, buộc doanh nghiệp phải điều chỉnh nhiều lần.

Doanh nghiệp nên chuẩn bị tài liệu yêu cầu/nghiệp vụ đủ chi tiết và thống nhất nội bộ trước khi làm việc với đối tác. Phạm vi, tiêu chí nghiệm thu và định nghĩa “hoàn thành” cần được ghi rõ trong hợp đồng để hai bên có cùng một chuẩn tham chiếu.

Chọn nhà thầu thiếu kinh nghiệm với hệ thống và bài toán đặc thù

Sai lầm phổ biến là lựa chọn nhà thầu chủ yếu dựa trên giá hoặc ấn tượng ban đầu, mà chưa xem xét kỹ kinh nghiệm thực tế với các hệ thống và ngành nghề tương tự. Khi đó, năng lực của đơn vị cung cấp dịch vụ gia công phần mềm có thể không phù hợp với độ phức tạp của bài toán.

Hệ quả là kiến trúc hệ thống có thể không tối ưu, giải pháp đưa ra xa rời nghiệp vụ, khó tích hợp hoặc khó mở rộng. Dự án dễ rơi vào vòng lặp sửa – làm lại, vừa tốn ngân sách vừa làm giảm niềm tin của nội bộ vào giải pháp công nghệ.

Trước khi quyết định, doanh nghiệp nên yêu cầu nhà thầu cung cấp case study, demo các dự án đã triển khai trong lĩnh vực gần với mình và giới thiệu đội ngũ dự án chủ chốt. Việc đánh giá qua các dự án thực tế giúp doanh nghiệp chọn đúng đối tác phù hợp.

Thiếu cơ chế quản lý tiến độ, chất lượng và trao đổi

Không ít dự án bắt đầu với tinh thần hợp tác tốt nhưng thiếu một khuôn khổ quản lý cụ thể: không có lịch báo cáo tiến độ cố định, không có đầu mối phụ trách phía doanh nghiệp, không thống nhất cách kiểm thử và nghiệm thu theo từng giai đoạn. Việc phối hợp vì thế chủ yếu dựa trên trao đổi rời rạc.

Khi thiếu cơ chế này, doanh nghiệp khó nắm được trạng thái thực tế của dự án, còn sai lệch về chức năng hoặc chất lượng chỉ lộ rõ ở giai đoạn cuối. Việc điều chỉnh lúc này thường tốn nhiều thời gian và dễ làm chậm kế hoạch đưa hệ thống vào vận hành chính thức.

Ngay từ khi ký hợp đồng dịch vụ gia công phần mềm, hai bên nên thống nhất mô hình quản lý dự án, dùng chung công cụ quản lý công việc và đặt lịch họp định kỳ. Các mốc kiểm thử – nghiệm thu trung gian cần được xác định rõ giúp kiểm soát tốt hơn cả tiến độ lẫn chất lượng.

Bỏ qua kế hoạch vận hành, bảo trì và mở rộng dài hạn

Không ít doanh nghiệp tập trung gần như toàn bộ vào chi phí và phạm vi triển khai ban đầu nhưng lại ít trao đổi về vận hành, bảo trì và nâng cấp sau khi hệ thống đi vào sử dụng. Những nội dung này thường chỉ được nhắc tới một cách chung chung.

Khi hệ thống chạy thực tế, thiếu kế hoạch dài hạn dễ dẫn đến tình trạng hiệu năng giảm, lỗi phát sinh mà không có cơ chế hỗ trợ rõ ràng. Nhu cầu bổ sung tính năng mới hoặc mở rộng quy mô người dùng cũng trở nên khó khăn, khiến doanh nghiệp bị động và tốn kém hơn về lâu dài.

Ngay từ giai đoạn lựa chọn dịch vụ gia công phần mềm, doanh nghiệp nên yêu cầu đối tác đề xuất rõ phương án bảo trì, cách xử lý sự cố và lộ trình nâng cấp. Việc đưa những yếu tố này vào trong thỏa thuận giúp doanh nghiệp chủ động hơn về cả vận hành lẫn ngân sách.

Lơ là bảo mật, pháp lý và quyền sở hữu mã nguồn

Trong quá trình đàm phán, các điều khoản về bảo mật dữ liệu, tuân thủ pháp lý và quyền sở hữu mã nguồn đôi khi bị xem nhẹ hơn so với giá và phạm vi chức năng. Đây là những khoảng trống dễ tạo ra điểm yếu cho doanh nghiệp về sau.

Nếu không quy định rõ ai là chủ sở hữu mã nguồn, điều kiện bàn giao code và tài liệu kỹ thuật, phạm vi sử dụng thư viện bên thứ ba và cam kết bảo mật, doanh nghiệp có thể bị phụ thuộc vào nhà thầu hoặc gặp rủi ro lớn khi xảy ra sự cố dữ liệu. Việc chuyển giao hệ thống cho đối tác khác cũng trở nên khó khăn.

Doanh nghiệp nên yêu cầu làm rõ các nội dung này ngay trong hợp đồng dịch vụ gia công phần mềm: quyền sở hữu và quyền sử dụng mã nguồn, chuẩn bảo mật cần tuân thủ, trách nhiệm và chế tài khi vi phạm. Cách tiếp cận này giúp bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp trong suốt vòng đời dự án.

>> Xem ngay: Những rủi ro gia công phần mềm doanh nghiệp cần biết! 

Tiêu chí chọn dịch vụ gia công phần mềm phù hợp cho doanh nghiệp

Xác định rõ mục tiêu và phạm vi dự án ngay từ đầu

Doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu kinh doanh, phạm vi chức năng và đối tượng sử dụng chính của hệ thống trước khi tìm kiếm đối tác. Việc này giúp tránh rủi ro “vừa làm vừa nghĩ”, khiến dự án liên tục thay đổi. 

Khi mục tiêu, phạm vi và ưu tiên đã rõ, doanh nghiệp sẽ dễ dàng đánh giá đề xuất giải pháp, so sánh báo giá và kiểm soát tiến độ, chất lượng trong suốt quá trình triển khai.

Đánh giá đối tác gia công phần mềm theo tiêu chí rõ ràng

Lựa chọn đối tác cung cấp dịch vụ gia công phần mềm không chỉ dựa vào giá cả mà còn phải đánh giá các yếu tố quan trọng như kinh nghiệm thực tế trong ngành, công nghệ sử dụng, năng lực đội ngũ phát triển và khả năng hỗ trợ sau triển khai. 

Một đối tác có uy tín sẽ mang lại giải pháp phù hợp giúp doanh nghiệp không chỉ giải quyết vấn đề công nghệ mà còn đạt được các mục tiêu dài hạn về chất lượng và hiệu quả vận hành.

Lập kế hoạch triển khai theo từng giai đoạn (MVP – mở rộng)

Một trong những phương pháp hiệu quả khi hợp tác gia công phần mềm là triển khai dự án theo từng giai đoạn, bắt đầu từ một phiên bản sản phẩm tối thiểu (MVP). Cách tiếp cận này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời giảm thiểu rủi ro trong quá trình phát triển. 

Sau khi MVP được triển khai và kiểm chứng, có thể mở rộng dần các tính năng, đáp ứng các yêu cầu phát triển trong tương lai từ đó tối ưu hóa giá trị của dịch vụ gia công phần mềm mang lại cho doanh nghiệp.

>> Tìm hiểu thêm: Vì sao nên chọn gia công phần mềm chuyên nghiệp thay vì tự lập team dev?

Checklist dành cho doanh nghiệp trước khi ký hợp đồng dịch vụ gia công phần mềm

• Chuẩn bị rõ ràng quy trình, chức năng, mục tiêu dự án trước khi gửi cho đơn vị gia công.
• Xác định cụ thể phạm vi công việc, tiến độ từng giai đoạn và tiêu chí nghiệm thu, ghi nhận thành văn bản/hợp đồng.
• Thống nhất điều khoản về bảo mật, lưu trữ, truy cập dữ liệu và quyền sở hữu mã nguồn sau bàn giao.
• Chỉ định một đầu mối chính để trao đổi, phê duyệt và phối hợp với đội ngũ gia công trong suốt quá trình triển khai.
• Dự trù chi phí bảo trì, hỗ trợ kỹ thuật và nâng cấp hệ thống sau triển khai để không bị động khi cần mở rộng.

Lựa chọn dịch vụ gia công phần mềm là một chiến lược quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu quả. Tuy nhiên, để đạt được kết quả như mong đợi, doanh nghiệp cần xác định rõ yêu cầu, chọn đối tác có kinh nghiệm và đảm bảo các yếu tố về bảo mật, sở hữu mã nguồn và bảo trì dài hạn. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa giá trị và giảm thiểu rủi ro trong quá trình triển khai.

>> Có thể bạn quan tâm: So sánh chi phí gia công phần mềm tại các khu vực trên thế giới?

Để tối ưu hóa quy trình phát triển phần mềm và nâng cao hiệu quả công nghệ, NLT Group là đối tác gia công phần mềm tin cậy mà doanh nghiệp có thể hoàn toàn yên tâm. Hãy liên hệ với chúng tôi để nhận tư vấn miễn phí và bắt đầu xây dựng giải pháp phần mềm phù hợp với nhu cầu của bạn.

Tập đoàn Đầu tư Công nghệ Nam Long (NLT Group)

• Hotline: 0911 379 581
• Email: kinhdoanh@nlt-group.com
• MST: 0313339640
• Địa chỉ: 43T Hồ Văn Huê, Phường Đức Nhuận, TP.HCM

Câu hỏi thường gặp về dịch vụ gia công phần mềm