Văn phòng không giấy: Xu hướng làm việc của tương lai

van-phong-khong-giay-nlt-group-cong-nghe

Văn phòng không giấy đã là xu thế của các doanh nghiệp hiện nay, nó thay đổi hiện trạng về cách thức và vận hành không gian làm việc. Thông qua bài viết này, hãy cùng NLT Group phá giải những thách thức trong việc vận hành không gian làm việc truyền thống và tìm ra lối đi mới trong việc ứng dụng công nghệ để vận hành doanh nghiệp một cách bứt phá! 

Nhìn lại cách thức vận hành không gian làm việc truyền thống

Không gian làm việc truyền thống là mô hình quen thuộc, có tính đặc thù với chức năng sở hữu và quản lý chỉ thuộc duy nhất về một doanh nghiệp. Với cách thức vận hành loại hình làm việc này sẽ là một bài toán đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn khi phải quản lý và giám sát mất thời gian, hiệu suất nhân viên không cao. 

Văn phòng truyền thống có nhược điểm lớn là nhiều thủ tục, giấy tờ, quy trình làm việc thường xuyên chậm trễ

Không gian làm việc truyền thống đã có sự thay đổi trong cách vận hành trong những năm gần đây. Với sự phát triển của công nghệ và thay đổi trong phong cách làm việc của con người, nhiều doanh nghiệp và tổ chức đã bắt đầu chuyển đổi đến mô hình làm việc mới: Văn phòng không giấy.

Các doanh nghiệp dần chuyển sang tập trung vào việc cải thiện hiệu quả sản xuất bằng cách tạo ra môi trường làm việc linh hoạt và tùy biến hơn cho nhân viên, bằng cách sử dụng các công cụ và phần mềm để tăng cường tính linh hoạt và hiệu quả công việc.

Những bất cập khi vận hành không gian làm việc truyền thống

Quá tải thông tin, hồ sơ tài liệu giấy, việc lưu trữ khó khăn

Công tác vận hành quản lý tài liệu văn bản, hồ sơ, giấy tờ theo cách quản lý truyền thống đã có nhiều hạn chế:

  • Thiết bị kỹ thuật phục vụ công tác xử lý lưu trữ còn thủ công, mất nhiều thời gian trong quản lý giấy tờ. 
  • Các công văn đến và đi chủ yếu được lưu trữ trên các hồ sơ giấy theo một biểu mẫu chung.
  • Các loại giấy tờ sau khi được xử lý thường được phân loại sắp xếp theo các tệp hồ sơ tại các kệ tủ trong kho phục vụ cho việc tìm kiếm. Quá trình tìm kiếm tài liệu chậm, không tối ưu trong việc quản lý. 

Quá trình phê duyệt hồ sơ, công văn cũng phải thông qua nhiều khâu, lặp đi lặp lại và được thực hiện thủ công nên mất nhiều thời gian, ảnh hưởng tới hiệu suất và thời gian xử lý hồ sơ. Vấn đề này gây ra tình trạng chậm trễ hoặc hoặc chồng chéo ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. 

Mất nhiều thời gian, công sức và kinh phí

Các công việc đều được lưu trữ bằng giấy từ các thông tin ghi chép đến công văn, văn bản và tài liệu… nên doanh nghiệp sẽ phải chịu một khoản chi phí lớn. Bên cạnh đó, thời gian nhân viên bàn giấy có thể lãng phí khoảng nửa giờ để tìm kiếm tài liệu lưu trữ trong tủ và giành một giờ để thực hiện lặp lại các công việc mà đồng nghiệp đang thực hiện. 

Hiệu quả công việc thấp, ảnh hưởng đến môi trường

Công tác quản lý văn phòng truyền thống nhiều giấy tờ không chỉ ảnh hưởng đến sự thay đổi và phát triển của doanh nghiệp mà còn gián tiếp ảnh hưởng đến môi trường khi phải sử dụng số lượng giấy lớn dẫn đến việc chặt phá nhiều cây cối để làm giấy.

Doanh nghiệp đang và sẽ gặp phải những khó khăn gì khi vận hành không gian làm việc truyền thống

Việc quản lý vận hành không gian làm việc truyền thống có thể gặp một số khó khăn như:

  • Giới hạn sự linh hoạt: Môi trường làm việc truyền thống có thể giới hạn sự linh hoạt và tự do của nhân viên, loại bỏ khả năng cho họ làm việc từ xa hoặc trong môi trường làm việc linh hoạt.
  • Không thể tận dụng công nghệ hiện đại: Trong môi trường làm việc truyền thống, không có sự tận dụng đầy đủ của công nghệ Văn phòng số hiện đại như: phần mềm quản lý quy trình, quản lý dự án,…gây ra giới hạn hiệu suất và năng suất của nhân viên.
  • Khó khăn trong việc thay đổi: Vì môi trường làm việc truyền thống có tính chất chặt chẽ và cố định, việc thay đổi trong môi trường này có thể gặp một số khó khăn như: Khó khăn trong việc thay đổi văn hóa công ty, khó khăn trong việc thay đổi quy trình làm việc, khó khăn trong việc cập nhật công nghệ mới, khó khăn trong việc đào tạo và chuyển đổi nhân viên…

NLT Group kiến tạo “văn phòng không giấy” để hạn chế tài liệu giấy, nâng cao hiệu suất làm việc

“Cuộc cách mạng văn phòng” bùng nổ trước sự phát triển của công nghệ thông tin và sự đi lên của kinh tế – xã hội. Mô hình văn phòng không giấy đã chứng minh được những ưu điểm nổi bật khi khắc phục nhiều hạn chế và bất cập của văn phòng truyền thống. 

Chìa khóa để các doanh nghiệp chuyển đổi trước hết nằm ở công tác xây dựng văn phòng làm việc hiện đại, chuyên nghiệp. Khâu thiết kế, phân bổ vị trí phải được sắp xếp hợp lý để các bộ phận vừa dễ dàng tương tác, phối hợp công việc, vừa đảm bảo được mức độ bảo mật thông tin an toàn.

Trong đó, quá trình giao việc, tuyên truyền chủ trương chính sách một cách rời rạc trước đây sẽ được thay thế bằng một nền tảng quản trị công nghệ đồng bộ nhằm giải quyết triệt để giới hạn thời gian, địa lý, chi phí di chuyển… Điều này nghĩa là tất cả thao tác trao đổi thông tin, chuyển tiếp quy trình làm việc, lưu trữ dữ liệu, tổng hợp báo cáo… đều diễn ra trên mô hình điện toán đám mây. Từ đó, doanh nghiệp cắt giảm được chi phí duy trì văn phòng truyền thông, giảm thời gian chờ đợi ký duyệt để nâng cao năng suất, hiệu quả hoạt động toàn diện.

NLT Group kiến tạo “văn phòng không giấy” sử dụng NLT Cloud để tối ưu hoá dữ liệu thông tin, nâng cao hiệu suất làm việc

Hiện nay, các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô, ngành nghề đều có thể bắt đầu thiết lập văn phòng không giấy với giải pháp Văn phòng số của NLT Group. Đây là giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng môi trường làm việc số tinh gọn, đa dạng chức năng cho nhà lãnh đạo, quản lý và nhân viên tối ưu hiệu suất, linh hoạt làm việc mọi lúc mọi nơi. Cùng trải nghiệm sự thông minh và nhận giải pháp tư vấn chuyển đổi số với NLT Group, liên hệ chúng tôi ngay hôm nay để nhận ưu đãi bất ngờ!

NLT Group tổng hợp
>> Có thể bạn quan tâm: